당신의 말을 '제대로' 전달하는 방법 [커뮤니케이션, 이해, 대화]

“자 모두 이해했지?”

김부장님의 말이 끝나고, 모두 각자 기획안을 준비한다.

 

다음 기획안 발표 자리,

부하직원들은 각자 준비한 기획안을 가져온다.

그런데 같은 업무 지시를 받았나 의심이 들 정도로 각기 다른 결과물을 가져왔다.

심지어 김 부장의 의도와 다른 기획안이 대부분이다.

 

김부장은 왜 도통 애들이 말귀를 못 알아듣는지 답답해한다.

직원들은 김부장이 왜 또 다시 준비해 오라는지 이해를 못한다.

그들은 분명히 시키는 대로 했는데!

 

분명, 우리는 같은 장소에서 부장이 지시를 듣고 일했는데, 왜 매번 이런 다른 결과물이 나올까?

커뮤니케이션의 어원에서 이유를 찾아볼 수 있는데

‘커뮤니케이트(communicat)’라는 동사는 ‘common(공통의)’이라는 단어와 같은 어원에서 나온 것으로

이는 효과적인 커뮤니케이션이란

‘공통의 이해’와 일맥상통한다는 점을 의미한다.

 

즉, 김 부장과 부하직원들은 공통의 이해를 하지 못했다.

하지만 불행하게도 매일매일 커뮤니케이션에서 이러한 기준을 충족시키는 경우는 드물다.

 

커뮤니케이션이 자주 일방적인 의사전달에 그치기 때문이다.

말하는 사람들은 너무나 많은 것을 당연시하고, 듣는 사람들을 과소평가하며 많은 정보를 전달하려 말을 서두르기 때문이다.

 

이러한 이유로 여러 상황에서 커뮤니케이션의 어려움을 겪는다.

커뮤니케이션은 반드시 쌍방향적 적용이어야 한다.

상대방을 대화에 끌어 들여야만 상대방이 올바르게 받아들인 부분을 알고

잘못된 부분을 바로 잡아 줄 수 있다.

 

“그렇다면 탁월한 커뮤니케이터들은 어떻게 상대방을 대화에 적극적으로 참여하게 할까?”

 

1. 탁월한 커뮤니케이터는 듣는 사람이 감을 잡을 수 있도록 도와준다.

세부사항으로 넘어가기 전에 먼저 큰 그림, 즉 ‘개요’를 전달한다.

간결한 헤드라인을 먼저 말하면서 프로젝트에 대한 이해를 돕도록 한다.

 

2. 탁월한 커뮤니케이터는 정보를 부분으로 나눠서 들려준다.

말하는 사람에게는 익숙한 정보이지만, 듣는 사람에게는 처음 듣는 낯선 정보다.

모든 정보를 한 번에 다 주려고 하지 말고. 상대방이 처리하고 반응을 보일 수 있는 분량으로 들려줘라.

 

너무 많은 정보를 주게 된다면 듣는 사람은 정보를 흘려듣게 될 것이다.

복잡한 정보의 경우 가능하면 3개-5개 요점으로 미리 정리하여 전달 속도를 늦춰서 듣는 사람이 자신이 들은 말을 음미할 시간을 주어라.

 

3. 탁월한 커뮤니케이터는 듣는 사람에게 익숙한 것으로 이야기한다.

배려하는 커뮤니케이터는 상대방에게 더욱 익숙한 용어를 선택해 정보를 전달한다.

예를 들어, 보고서 양식을 결정할 때, 상대방이 ‘수평수직 방향’이라는 용어에 더 익숙한지, 아니면 ‘landscapeportrait’ 라는 용어에 더 익숙한지 알아야 한다.

 

상대방에게 낯설 수 있는 기술적 언어나 전문용어는 되도록 피하고, 상대망의 경험, 흥미와 일치하는 은유를 집어넣어라.

만약 당신이 스포츠 메니아인 동료와 팀워크에 대해 말한다면, 팀워크가 중요시되는 스포츠 경기의 은유를 사용하면 좋다.

 

이처럼 탁월한 커뮤니케이터의 커뮤니케이션 스킬의 공통점에는 ‘배려’가 있다.

탁월한 커뮤니케이터들의 3가지 커뮤니케이션 스킬

1) 탁월한 커뮤니케이터는 듣는 사람이 감을 잡을 수 있도록 도와준다.

2) 탁월한 커뮤니케이터는 정보를 부분으로 나눠서 들려준다.

3) 탁월한 커뮤니케이터는 듣는 사람에게 익숙한 것으로 이야기한다.

 

한 템포 늦추고 상대방을 배려하며 천천히 얘기해보자.

이야기할 때는 느리다고 느낄지라도 결과적으로는 가장 빠르고 효과적인 커뮤니케이션이 될 것이다.