하루를 48시간처럼 사용하는 사람들의 비밀 [영상 큐레이션]

상담을 하다보면 자주 듣게 되는 질문이 있습니다.

“일이 너무 많아서 무엇부터 해야 할지 막막해요.”

그럼 저는 이렇게 답해줍니다.

 

“일단 너무 자책하거나 절망하지 않았으면 해요.”

과중한 업무에 짓눌리다 보면 누구나 그럴 수 있으니까요.

저는 이 방법을 추천합니다.

 

무작정 일을 시작하는 것을 멈추고

해야 할 일들을 ‘리스트’로 만들기

 

리스트를 만드는 건 본격적인 요리에 앞서 식재료를 다듬는 과정과 같거든요.

할 일을 다 적었다면 4가지 카테고리로 나눕니다.

 

1. 중요하면서 시급한 일

빨리 넘겨야 다음 사람이 남은 과정을 처리해서 마감 시한을 맞출 수 있고, 제때 끝내지 못하면 어마어마한 리스크를 감수해야 하는 일들이 여기에 속합니다.

한마디로 긴급한 상황입니다.

이런 일은 머뭇거릴 여유가 없습니다.

즉시 해결해야 합니다.

 

비가 온다면 우산을 쓰고 뛰어가야 하고, 막차가 끊겼다면 택시를 타고 달려가야 합니다.

그렇지 않으면 불이익을 감당해야 하니까요.

 

2. 중요하지만 시급하지 않은 일

운동, 독서, 외국어 공부, 글쓰기 이런 일들이 여기에 속합니다.

이런 일들은 모두 잠을 줄이고 시간을 쪼개 아등바등해야 겨우 해낼 수 있습니다.

앞서 말한 중요하면서도 시급한 일에 치이다 보면 이런 일들을 왜 해야 하나 싶은 생각마저 들 때가 있을 거예요.

 

하지만 ‘스페셜리스트’가 되고 싶다면 미래지향적이 되어야 합니다.

중요하지만 시급하지 않은 일들이야말로 미래를 구성하는 결정적인 것들이니까요.

시간이 축적되면 남들이 따라올 수 없는 막강한 ‘경쟁력’이 됩니다.

그러니 지금 당장 힘들어도 포기하면 안 됩니다.

 

3. 중요하지 않지만 시급한 일

예를 들어 월요일까지 끝내야할 보고서가 있는데 시작도 못한 채 금요일이 되었어요.

엎친 데 덮친 격으로 이번 주 일요일은 친한 지인의 결혼식 날입니다.

어떻게 하시겠어요?

 

결혼식은 그날에만 이루어지는 이벤트라서 미룰 수 없는 시급한 일에 속합니다.

하지만 내가 결혼식의 당사자가 아닌 이상 그렇게 중요한 일은 아니지요.

이럴 때는 그 지인에게 다른 방법으로 갚는다고 생각하며 포기해야 합니다.

 

결혼식, 동창모임 같은 곳에 다 참석해야 한다고 생각하지 마세요.

참석하지 않는다고 해서 큰일 나지 않습니다.

 

선택한 것에 집중하고 선택하지 않은 것을 포기하는 것

이렇게 선택과 포기가 조화를 이루어야 큰 일을 할 수 있습니다.

 

4. 중요하지도 시급하지도 않은 일

사실 우리는 자신이 깨닫지 못하는 사이에 이런 일들로 소중한 시간을 허비하곤 합니다.

잠깐 TV를 켰는데 한 두 시간이 훌쩍 지나가 있고, 카톡에 답장을 했는데 30분이 지나가 있고, 이런 일은 흔히 발생하죠.

 

이런 습관을 고치기 위해서는 무의식적으로 허비하는 자투리 시간을 의식적으로 통제하는 연습이 필요합니다.

모든 복잡한 상황의 답은 의외로 간단할 때가 많습니다.

우선순위 리스트를 만들어보세요.

 

중요하고도 시급한 일,

중요하자만 시급하지 않은 일,

중요하지 않지만 시급한 일,

중요하지도 시급하지도 않은 일

 

이 4가지를 정리해 보는 것만으로도 엉킨 실타래처럼 복잡하던 머릿속이 조금은 정리될 겁니다.

-김영환 10분 자기경영 추천.

 

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우선순위 시간관리를 위한 2가지 꿀팁

 

시관관리의 핵심은 무엇일까?

몇몇 사람들은 시간을 확보하기 위해 일상적인 활동에 소요되는 시간을 조금씩 절약한다.

예를 들면 좋아하는 TV프로그램을 다시 보기로 시청하여, 광고 보는 시간 몇 분을 줄이는 것이다.

 

그러나 성공한 사람들은 정 반대로 시간을 사용한다.

시간을 절약하여 원하는 일을 하는 것이 아니라, 원하는 일을 먼저 하여 불필요한 일들에 사용되는 시간을 줄이는 것이다.

 

시간관리 전문가 로라 밴더캠은 성공한 사람들의 시간관리법을 배우기 위해 바쁘게 사는 직장 여성들의 하루 일과를 시간대 별로 조사했다.

그 중 한 여성은, 어느 날 집에 돌아와 지하실 보일러가 고장난 것을 발견했다.

 

지하실은 보일러에서 흘러나온 물로 인해 난장판이 되어있었다.

그녀는 곧바로 보일러 기술자와 청소업체를 불러, 일을 해결했다.

이 모든 일은 총 7시간이 걸렸는데, 일주일 동안 하루 1시간씩 사용한 셈이었다.

 

만약 한 주가 시작하는 첫날에 철인 3종 경기 연습을 위해 7시간을 낼 수 있냐고 그녀에게 물었다면, 그녀는 이렇게 답했을 것이다.

“안됩니다. 제가 얼마나 바쁜지 안 보이시나요?”

 

이것은 시간이 매우 탄력적이라는 것을 의미한다.

우리는 시간을 더 만들어 낼 수는 없지만, 중요한 일에 먼저 시간을 쓰려고 하면, 시간은 그에 맞게 늘어난다.

 

성공한 사람들의 시간 관리 비결은

중요한 일들을 고장난 보일러와 같이 취급하는 것이다.

 

작은 기업을 운영하며, 6명의 자녀를 키우고 있는 한 여성은 시간관리에 대해 이렇게 말한다.

“제가 사용하는 매 순간의 시간은 저의 선택이에요.”

저는 X, Y나 Z를 할 시간이 없다고 말하는 대신

X, Y나 Z는 우선순위가 아니기 때문에 하지 않는다고 말합니다.

 

시간이 없다는 말은, 다른 의미로 그건 ‘우선순위가 아니라는 뜻이죠.’

우선순위가 무엇인지 알 수 있는 두 가지 방법은 이렇다.

 

먼저 업무적인 차원이다.

대다수 직장인들이 연말이 되면 성과 평가를 받는다.

이것은 지난 1년 동안의 성과를 점검하는 차원에서 도움이 된다.

 

그런데 발상을 전환해 보면, 앞으로의 성과를 미리 그려보는 것이 더 효과적일 수 있다.

지금이 연말이라고 가정하고 스스로 성과를 평가해 보는 것이다.

최고의 한해를 보냈다고 전제하고, 가장 잘한 일, 3~5가지를 뽑아 보라.

그것이 여러분의 우선순위가 될 것이다.

 

이것을 개인적인 영역에도 적용할 수 있다.

행복한 한해를 보냈다고 가정하고, 지인들에게 편지를 써본다.

가족이나 친구에게 쓰는 편지 형식으로 한 해 동안 개인적으로 중요하게 여겼던 일들을 적어보는 것이다.

그렇게 편지에 쓴 일들이 개인적인 영역에서 우선순위가 될 수 있다.

 

이런 방식으로 성과를 평가하고, 지인들에게 편지를 쓰면서 우리가 집중해야 할 6개~10가지 목표를 정할 수 있다.

이렇게 정한 우선순위에 초점을 맞출 때, 우리는 주어진 시간 속에서 원하는 삶을 만들어 나갈 수 있다.

 

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올바른 계획을 세우는 5가지 방법

 

새해 계획은 잘 실천하고 있습니까?

이 질문에 쉽게 ‘예’라고 답하지 못한다면 이 글을 반드시 읽어야 한다.

솔직히 말해서 새해 계획 뿐 아니라 하루 계획을 실천하는 것조차 우리에겐 어려운 일이다.

 

임상심리사 마이클 브루스는 이에 대해 이렇게 말한다.

계획이 수포로 돌아가는 건, 무엇을 계획하느냐가 아니라 언제, 어떻게 하는지에 대한 문제입니다.

 

사람들마다 일을 수행하는데 있어 최적의 시간과 그렇지 않은 시간이 있죠.

어느 여성 환자의 수면장애를 치료하던 중 알게 된 사실이 하나 있습니다.

 

그녀는 단지 잘못된 시간에 잠에 들뿐, 잠드는 행위 자체에는 어려움을 느끼지 않는다는 것입니다.

그녀는 마치 10대 청소년처럼 늦게 자고 늦게 일어났죠.

 

저는 그녀의 상사에게 부탁했습니다.

그녀의 출퇴근 시간을 2시간 늦춰 달라고요.

그 결과 놀라운 일이 벌어졌습니다.

그녀의 건강뿐만 아니라 가족과의 관계도 훨씬 좋아진 겁니다.

 

200건의 임상 시험 자료를 분석한 브루스는 어떤 일을 잘 해낼 수 있는 시간과 그렇지 않은 시간이 있다는 것을 알게 됐다.

게다가 일을 하는 시간대가 건강과 밀접한 관련이 있다는 것까지.

 

그럼 지금부터 알맞은 시간에 일을 하기 위한 <5가지 올바른 계획 세우는 방법>에 대해 알아보자.

 

첫째, 시간 제한이 있는 To-Do리스트를 만들어라.

심리치료사 크리스티나 로슬러는 과제에 시간제한을 두라고 말한다.

 

시간이 많이 걸리는 일은 잘게 쪼개고, 하루에 중요한 일 3가지를 할 수 있게 시간을 분배하여 시간 안에 일을 끝내면, 자신감과 성취감은 높아지고 시간이 충분하지 않다는 걱정이 줄어들기 때문이다.

 

둘째, 중요한 일에 집중하라.

심리학자 수잔 맥도날드는 어떤 일을 하기 가장 좋은 방법은 그 일을 우선순위에 두는 것이라고 말한다.

이것은 우리의 사고방식을 바꾸는 것에서부터 시작한다.

 

만약 헬스장에서 한 시간 동안 운동하고 싶은데, 30분 밖에 여유가 없더라도 그냥 하는 것이다.

꾸준히 함으로써 얻을 수 있는 축적효과는 대단하기 때문이다.

 

셋째, 재검토하고 재배치하라.

주기적으로 계획을 검토하고, 다른 시간대에 일을 더 효과적으로 할 수 있는지, 생각해 보는 것이다.

예를 들어 7시에 운동하기로 했으나 잘 지켜지지 않았다면 다른 시간대에 할 수는 없는지, 고려해 보는 것이다.

 

넷째, 여유시간을 남겨라.

대부분의 일은 생각한 것보다 오랜 시간이 걸리는 경우가 많기 때문에 15분 정도의 여유시간을 넣고 제 시간에 과제를 끝내게 된다면, 잠깐의 휴식을 취할 수도 있다.

 

다섯째, 장기적인 계획을 세워라.

단기계획을 세울 때처럼, 장기적인 목표에도 시간을 설정하는 것이 좋다.

 

책을 내는 것이 꿈이라면 아침에 한 페이지 쓰기와 같은 구체적인 시간을 정해야 한다.

우리에겐 결코 어떤 일을 할 시간이나 능력이 없는 게 아니다.

문제는 무언가를 시작하기 전에, 그것을 할 수 없다고 생각하기 때문에, 계획에 넣지 않는 것 뿐이다.

 

번번이 계획을 실천하지 못해 계획을 세우는 것조차 망설이고 있는가?

그렇다면 잊지 말길 바란다.

적절한 시간에 적절한 노력을 쏟는다면, 아무리 어려워 보이는 일이라도 반드시 해낼 수 있다는 것을.