계획을 짤 때 당신이 놓치고 있던 것들

할 일은 쌓여만 가고, 내가 무슨 일을 하고 있는 지 정확히 모르겠고...

그냥 하루하루 퇴근 시간만 기다리며 간신히 버티고 있다 보면

어느 날 문든 ‘나는 잘하고 있는 걸까?’ 라는 생각이 불현 듯 들 수밖에 없다.

 

마음을 다잡고 최선을 다하려고 노력하지만, 노력할수록 머릿속은 복잡해진다.

꽤 많은 일을 한 것 같지만, 그렇다고 딱히 성과를 거둔다는 느낌을 받지 못한다.

혹시, 당신도 지금 이런 상황에 빠져있는가?

 

일이 되게 하는 생각 정리법

<생각하고 계획하고 일하라 >의 저자 홍순성 씨는 이렇게 말한다.

 

“많은 일을 한 것 같다고 생각이 들지만, 성과를 낸 것 같은 기분이 들지 않는다면 반드시 하루 계획 목록을 작성해야 합니다.

저도 한때는 일에 파묻혀 아무것도 제대로 하지 못한 적이 있었는데요, 이 상황을 극복하기 위한 해결책으로 하루 계획을 작성하기 시작했습니다.

하루 계획은 단순히 할 일 목록을 만드는 게 아니라

체계적으로 할 일을 관리하고 일을 해결해 가는 방법을 찾을 수 있게 만들어줍니다.

즉, 하루 계획을 세운다면 삶의 큰 변화를 이끌어낼 수 있습니다.

 

저는 WorkFlowy라는 활용하여 하루 계획을 정리하는데요,

WorkFlowy란 목록형 메모 어플로 사용법이 생각보다 매우 간단합니다.

 

영역구분 없이 모두 목록으로만 구성되어 있기에 목록을 작성하고

그 목록 아래에 하위 목록을 만들며 생각을 정리하고 뻗어 나갈 수 있습니다.

즉, 생각을 체계적으로 정리하는데 엄청난 도움을 주죠.

 

만약 지금까지 하루 계획을 제대로 세워보지 못했다면 이 프로그램을 사용해 하루 계획을 세워보는 것을 추천해 드립니다.

그렇다면 실질적으로 하루 계획은 어떻게 짜야 할까요?

지금부터 하루 계획을 세울 때 지켜야 할 5가지 법칙에 대해 말씀드리겠습니다.

 

첫 번째 법칙: 일의 중요도를 판단하라.

할 일 목록은 그날 해야 할 정해진 일도 있지만, 렌덤으로 들어오는 일도 있습니다.

먼저 오늘 해야 하는 할 일 목록을 모두 적고 난 후

랜덤으로 들어오는 일은 중간 중간에 계속 적으면서 일의 우선순위를 부여합니다.

 

예를 들어 5개의 할 일 목록을 작성했다고 가정했을 때, 급하게 처리해야 할 일은 1번, 급하지 않고 단지 오늘 안에만 처리하며 되는 일은 5번으로 작성하여 일의 중요도를 판단하는 것이죠.

 

두 번째 법칙: 할 일을 육하원칙에 맞게 적어라.

할 일 목록 작성은 간단하게 한 줄로 작성하는 것이 아니라, 하위로 상세 내용을 육하원칙으로 풀어서 작성해야 실제로 실행할 수 있습니다.

육하원칙으로 작성할 때는 일을 어떻게 풀어갈 것인지 상세하게 적어 정확하게 무엇을 할 것인가를 파악해야 합니다.

 

세 번째 법칙: 하루에 할 일을 제한하라.

일의 효율을 높이기 위해서는 하루에 처리해야 하는 일을 제한해야 합니다.

어떤 일을 제한해야 할지 판단이 어렵다면 과거에 할 일 목록을 확인해보세요.

할 일 목록이 있지만 하지 않은 일들은 중요도가 떨어지는 일입니다.

 

네 번째 법칙: 작업시간을 예측하라.

할 일 목록을 작성하고 일을 제한하며, 우선순위를 정해서 일을 시작했다면 이제 작업 시간을 파악해 시간 배분을 해야 합니다.

체계적으로 계획을 세웠다 해도 각각의 작업 시간이 정해지지 않으면 일을 제시간에 끝내지 못해 잔업을 하거나 업무가 다음 날로 미뤄질 수 있기 때문이죠.

 

다섯 번째 법칙: 일을 잘게 쪼개라.

작업시간을 정확하게 예측하기 위해서는 일을 아주 작게 쪼개는 과정이 중요합니다.

최대 2시간 정도로 작업을 쪼개서 하루 일정을 7~8시간 정도로 잡는 것이 가장 좋습니다.

 

해보았던 일이라면 끝점에서 처음 지점까지 역순으로 생각하며 작업을 어떻게 처리할지 고려해보세요.

세부적으로 어떤 일이 필요할지 보이기 시작할 겁니다.

 

 

이 5가지 법칙 중, 특히 일을 잘게 쪼게는 것은 실패 방지에도 매우 도움을 줍니다.

우리는 흔히 일을 잘해야 한다고 생각하는데요, 이렇게 생각하면 오히려 부담감만 생겨 일을 끝낼 수 있는 충분한 시간이 있음에도 불구하고, 미처 끝내지 못하는 경우가 많습니다.

 

‘열심히 해서 회사에 인정받을 거야.’라는 생각보다는 어느 정도의 기준,

즉, 단순히 일을 끝내는 것을 목적으로 하거나 성공보다는 실패하지 않고 일을 끝낸다는 마음가짐이 오히려 일의 생산성을 높일 수 있습니다.

 

다시 말해 일을 망치지 않으려면 실패하지 않을 정도의 크기로 만들면 되는 것이죠.

실행할 수 있다고 생각 될 때까지 잘게 쪼개는 겁니다.

 

또한 계획을 세우고 어떻게 처리했는지 적지 않으면 작업은 개선되지 않습니다.

작업을 마치고 하루 계획을 확인하는 일은 단순히 일을 마치는 것이 아니라, 작업의 과정을 파악함으로써 미래의 또 다른 계획을 수립하는 방법을 찾는 일입니다.

 

실제로 당신이 하는 일에서 어떤 결과를 내고 싶다면, 꾸준히 제대로 하는 방법을 찾아보고 개선 전략을 세울 수 있도록 해야 합니다.

평소에 일의 처리 방법, 문제점 등을 상세하게 작성한다면, 동일한 일이 발생할 때 언제든 참고할 수가 있어 빠른 시간 안에 더 좋은 해결책을 만들어낼 수 있는 것이죠.

 

하루 계획은 전날 저녁에 세우는 것이 가장 효율적입니다.

밤에 다음날 할 일에 대해서 신경 쓸 일이 없으니 잠도 잘 잘 수 있고, 아침에 일어나 허겁지겁 할 일들을 기억하려고 애쓸 필요가 없어지죠.

 

전날의 할 일 목록을 작성하면, 아침에 바로 처리해야 하는 일들을 본격적으로 시작할 수 있어 하루를 보다 효율적으로 사용할 수 있습니다.

 

명심하세요.

제대로 된 하루 계획을 세운다면, 당신의 생산성을 엄청나게 향상 시킬 수 있습니다.

당장 오늘 저녁부터 내일 하루계획을 세우는 건 어떨까요?

 

 

핵심포인트 첫째, 계획을 명확하게 작성한다.

계획 작성 방법에 따라 실행 결과가 달라진다.

목록을 작성할 때에는 무엇을, 언제, 어디서 할 것인지 명확하게 정하여, 일하는 것을 망설이지 않게 한다.

한두 줄의 단순 기록보다는 어떻게 할 것인지 구체적으로 기록하여 바로 실행에 옮길 수 있도록 한다.

육하원칙을 사용해 자세하게 기록하자.

 

핵심포인트 둘째, 정확한 작업시간을 정한다.

하루에 끝낼 수 없거나 꼭 해야 하는지 판단이 명확하게 서지 않는 일의 경우에는

빠르게 판단해서 할 일 목록에 넣을지 아니면 다음 일정에 넣을지 정한다.

할 일 목록에 넣을 경우에는 정확한 작업시간을 정해서 끝낼 수 있도록 하자.

 

핵심포인트 셋째, 실행 가능한 것을 파악한다.

일의 핵심을 분석하지 않고 할 일 목록을 작성하면 잘 처리하지 못하거나 실현 불가능한 계획이 될 수 있다.

실행할 수 없다고 생각하면 제거하거나 실행할 수 있도록 작게 쪼개는 작업을 한다.

바로 실행하기 어렵다면 앞으로 작업할 예정인 목록에 넣어 분류해 두도록 한다.